やっぱり5W2Hだった！ウェビナーを企画する際のポイントを紹介

「Zoom」などのWeb会議システムと、その模様を広く配信できる「YouTube」などのツールが普及したこともあり、ウェビナーの開催自体はそれほど難しいものではなくなりました。
しかし、問題はその内容です。視聴者が満足してくれるコンテンツを毎回提供するとなると、これはなかなか難しいこと。みなさんの中にも、ウェビナーを何度か開催してみたけど、なかなか成果が出ないという人が多いかもしれません。

そこで今回はウェビナーを企画する際に重要なポイントを、“リード育成”を目的とした場合を例に挙げてご紹介していきたいと思います。これからウェビナーを開催してみようという人も是非参考にしてください。

ウェビナー企画のポイントは5W2H

ウェビナーを企画する際の重要なポイント、それは「5W2H」です。
みなさんお馴染みともいえるこの7つの要素を元にしたフレームワークはイベントに限らず様々な場面で活躍しています。
ウェビナーの企画においても、やはりこの７つの要素は欠かすことができません。

　・Why（なぜ）

　・Who（誰が）

　・What（何を）

　・Where（どこで）

　・When（いつ）

　・How（どやって）

　・How much（いくらで）

ウェビナーの「5W2H」には、セミナーや展示会などのリアルイベントと共通する部分もあれば、ウェビナーならではの考え方もあります。
ここからはその内容について、ひとつずつ解説していきます。

【Why】ウェビナー開催の目的とKPIの設定

まずは、なぜ（Why）ウェビナーを開催するのか、開催の目的を明文化してはっきりと定めましょう。目的が曖昧なままだと、何ができたら成功なのか、成功のためには何をすればいいのかがわかりません。
そこで、開催の目的に合わせた具体的なKPIを設定することをお勧めします。

KPIとは、目標の達成度合いを定量的に計測するための指標です。開催ごとにリード数やアンケート回答数などのKPIを設定することで、成果を数字にして可視化することができます。

リード育成を目的として開催する場合には、参加者に御社の製品・サービスに対する興味や理解を深めてもらうことが重要となりますが、KPI設定には主に以下の内容が有効だと考えます。

事前登録者数（リード数）

ウェビナーの事前登録をしてくれた人は、テーマとなる製品・サービスなどに興味をもってくれている人です。つまり見込み客（リード）のことなので、この数をKPIに設定します。

社名・所属・連絡先などのリード情報を活用すれば効率的にアフターフォローを進めることができるはず。そのためには、誰が登録して誰が視聴してくれたのかも、しっかりと把握しておきましょう。

視聴時間

ウェビナーで使用するツールの多くは、参加者ごとの視聴時間やセッション時間（滞在時間）を計測する機能を備えています。視聴時間に関するこれらの数値をKPIとして設定することで、次回以降のコンテンツ内容の改善、最後まで見てもらうための工夫に活かすことができます。
更には視聴者数の推移を表す「視聴維持率」や、参加者の離脱タイミングなどのデータも参考にすれば、実際の視聴状況がより鮮明に浮かび上がってくるはずです。

主催側は、どうしてもチャットやQ＆A欄の盛り上がりなどを気にしてしまいがちです。
しかし、ウェビナー開催で最も大切なのは、製品・サービスについてしっかりと理解をしてもらうことです。そのことを意識して、参加者に最後まで視聴してもらえるような配信を心掛けましょう。

アンケート回答数

リード育成を目的としてウェビナーを開催する場合に必ず行いたいのがアンケート調査です。

多くの配信ツールにはアンケート機能が付属しています。この機能を利用して参加者にアンケートをお願いすれば、ウェビナーの各コンテンツに対する評価や、製品・サービスに対する興味とその度合いなどを、リード情報に紐づけて把握ができます。

ウェビナーの開始前、配信中、配信終了時にしっかりと告知をするなど、回答数を上げる工夫を施しましょう。

【Who】ウェビナーのターゲットを明確に

セミナーや展示会などのリアルイベントと同様に、ウェビナーの開催でも誰が（Who）ターゲットなのかをしっかりとイメージすることが大切です。
同じ製品・サービスであっても、それを伝えたいターゲットが変われば配信内容が変わってくるのは当然のこと。ターゲットが定まっていないのであれば、誰の心にも響かない内容となってしまいます。

誰がウェビナーを見るのか、貴社の製品・サービスを訴求する相手は誰なのか。ターゲットを明確化して、その課題感にピントを合わせていきましょう。

【What】ウェビナーで何を伝えるのか

ウェビナーの開催目的とターゲットが決まったら、そのターゲットに何を（What）伝えるべきかを考えていきましょう。

伝えたいテーマは1つに絞る

ウェビナーの配信内容を考えるうえでまず大切なのは、ブレないようにすることです。

1開催1テーマに絞って、誰に何を伝えるのかを明確にします。あれこれ色々と情報を詰め込んでしまうと参加者が混乱してしまう可能性がありますし、内容が参加者の興味から外れれば離脱されてしまうかもしれません。

1開催で複数コンテンツを配信する場合でも、まずは大きなテーマを1つ決めて、そのテーマに沿った内容のコンテンツを配信することを心掛けましょう。

機能よりもベネフィットを伝える

開催の目的が“リードの育成”であれば、ターゲットは既に貴社の製品・サービスを認知しているはずです。であれば、取り扱う商材にもよりますが、伝えるべきは機能やスペックではありません。
その製品・サービスがいかに課題解決に貢献するか、どのようなベネフィットを提供できるかなどを中心に伝えるようにしていきましょう。

伝えた後のケアも大切に

配信した内容について興味または疑問を持った参加者のために、個別の相談窓口を忘れずに設置しておきましょう。

製品・サービスに関心を持ってくれた参加者は、しっかりとケアしてあげてください。

【Where】撮影・配信する場所を考える

ウェビナーは参加者が実際に集まる会場を確保する必要はありません。しかし、コンテンツの撮影・配信をするための場所は必要ですので、撮影・配信をどこで（Where）行うかを検討しておきましょう。

自社会議室などで撮影・配信

プレゼンテーションなどシンプルな内容の開催はもちろん、登壇者が複数いても全員がオンラインで参加する場合などは、自社の会議室などで撮影・配信が可能です。

しかしその場合、登壇者それぞれのネットワーク環境は映像や音声の品質に直結するため、特に気を配りたいところ。オンライン参加者が多いほど、トラブルの確率も高くなると考えておきましょう。
映像や音声の品質、配信中のトラブルはウェビナーの評価を大きく左右します。できれば有線LANの利用がおすすめです。

また、リハーサルを兼ねた事前の接続テストは必ず行い、一度入室したWeb会議システムからは可能な限り退室せずに本番を待ちましょう。そのほか、配信トラブルに備えた対応策も事前に準備しておけば、万が一の時でも慌てずに済みます。

スタジオなどで撮影・配信

登壇者が実際に集まって撮影・配信を行う場合や、画質・音質を重視する場合にはスタジオなどの撮影場所を確保します。
最近はウェビナー配信に必要な機材が揃っているスタジオも多いので、自社内での撮影・配信が難しい場合などにも、スタジオの利用がおすすめです。

しかし、スタジオ利用の場合であっても事前の接続テストは必ず行うほか、配信トラブルに備えた対応策も準備しておきましょう。

映像制作会社の手配を検討する

私たちがサポートしたウェビナー配信のなかには、司会者とスタッフがスタジオに入り、登壇者は全員がそれぞれの拠点から参加して基調講演とパネルディスカッション、プレゼンテーション（9件）を実施した案件もありました。
この時には普段から信頼を置く映像制作会社の協力もあり、効果的な演出と画面構成を実現しつつ、スムースな配信をご提供することができました。

これだけの規模の開催は頻繁に行わないかもしれませが、規模の大小にかかわらず、技術的な部分に少しでも不安がある場合には映像制作会社に相談してみるのも良いかもしれません。

【When】開催と告知のタイミングを検討する

セミナーとウェビナーでは開催のタイミング（When）が変わってくるかもしれません。

実際の会場で開催するセミナーの場合、参加者が会場へ直行できる平日の10時頃や、会場から直帰できる夕方16時前後に開催されることが多いです。曜日に関しても、休日明けとなる月曜日や休日前の金曜日よりも、週の半ばの火曜日、水曜日、木曜日の方が会場へ足を運びやすいと考えることが多いのですが、ウェビナーにもこれがそのまま当てはまるとは限りません。

ウェビナーに参加してほしいターゲットはどのような人なのか、どのような行動パターンが考えられるのか。十分に検討したうえで開催日時を決める必要があります。

ご自身がウェビナーに参加する場合を考えてみましょう。
週の予定を振り返ってみて、毎週何曜日の何時頃なら参加できる確率が高そうでしょうか？なにも就業中の開催にこだわる必要はありません。
視聴場所を選ばないのがウェビナーの特性ですから、例えば平日の帰宅後や土曜日の午前中など、あえてビジネスタイムを外して考えてみるのもいいかもしれません。

加えて、告知や集客に必要な期間も十分に考慮したうえで、ウェビナーを開催するタイミングを決めましょう。

【How】ウェビナー視聴者にどう伝えるのか

内容の濃いコンテンツであっても、参加者に飽きられてしまっては意味がありません。最後までしっかりと視聴してもらうためには、コンテンツをどのように（How）提供したらよいでしょうか。

配信方法を考える

ウェビナーはリアルタイムのライブ配信だけでなく、撮影・編集したものを視聴者が任意に再生できるオンデマンド配信も可能です。
それぞれのメリットを踏まえたうえで配信方式を検討しましょう。

●ライブ配信のメリット
最大のメリットは、その場の臨場感を視聴者に伝えられることと、視聴者とコミュニケーションを取りながら動画を配信できることです。ウェビナーの多くがライブ配信で行われるのはこのためで、その場で視聴者からの質問に答えたり、配信中に視聴者の要望に沿って配信内容を変更したりすることも可能です。視聴者の参加意識を高めることで、集中力を途切れにくくすることができます。

ライブ配信を録画した動画は、オンデマンド配信としてコンテンツ化することも可能です。

●オンデマンド配信
YouTubeに代表されるオンデマンド配信は、視聴者が好きなタイミングで好きな動画を視聴できる点が大きなメリットと言えるでしょう。主催者側も、何度でも撮り直しができて納得のいく仕上がりを配信することができます。
また、制作したコンテンツは会社の資産となってビジネスに貢献し続けてくれるはずです。

開催形式を検討する

実際の会場で開催するセミナーと同様に、ウェビナーでもプレゼンテーションやパネルディスカッションなど、伝えたい内容によって様々な形式での開催が可能です。以下に主な形式の特徴をご紹介します。

●プレゼンテーション
BtoBのウェビナーでは、ある製品・サービスについての詳細や導入事例、ノウハウなどを的確に伝えたいときに多く用いられる形式です。資料を共有しながら話をすすめることで、より深い理解を促すことができます。

●パネルディスカッション
複数の専門家などがそれぞれの意見を出し合う形式のため、多角的な意見を聞くことができます。特定の製品・サービスに絞るよりも、そのジャンルや業界などについての幅広いテーマを扱うときに向いています。主催者側にとっては、専門家を集めることで多くの集客ができるメリットもあります。

●ワークショップ
登壇者によるレクチャーを基本としながら、参加者にもいろいろな形で意見を出してもらったり、作業してもらったりしながら進行する形式です。実際の製品・サービスを使用した課題の解決や、スキルアップなどを目的としたウェビナーに向きます。

1コンテンツを短くまとめる

ウェビナーは参加者が別のことをしながら視聴する「ながら見」も多く、特に登壇者が1人で進行するプレゼンテーション形式などは、コンテンツの時間が長くなりすぎると参加者が集中力を維持できないかもしれません。それを考慮すると、1コンテンツの時間は15分～20分程度が目安となります。短い時間でわかりやすく伝える意識が大切です。

どうしても長くなってしまいそうな場合には、シリーズ化して複数のコンテンツに分割して配信することも考えましょう。

見やすい資料の準備

ウェビナーの配信中に使用するスライド資料は、見やすいものを準備しましょう。

参加者の視聴環境はPCとは限らず、タブレット、スマートフォンなどさまざまです。画面の小さなスマートフォンでも見やすいように、文字の大きさや太さにも注意してスライドを準備しておきましょう。

【How much】ウェビナー配信に必要な費用

最後は、ウェビナー開催の予算（How much）です。
開催費用として大きくかかるものは「Web会議システムの導入費」「スタジオのレンタル費」「制作会社による映像制作・配信代行費」「広告宣伝費」です。

ウェビナーはセミナーと比べて開催コストを抑えることはできますが、無料のWeb会議システムを利用したり、自社オフィスから自分たちで配信を行ったりと、優先順位を考えて抑えるところは抑えながら予算配分していくことが大切です。

まとめ

今回は、ウェビナー開催を企画するためのポイント「5W2H」の7つの要素についてご紹介しました。
まずは「Why（目的とKPI設定）」「Who（ターゲット）」「What（何を伝えるか）」の3点を特に意識しながら企画を立てることで、残る4点も決めやすくなるかもせれません。

リード育成を目的としたウェビナーの開催は、参加者に貴社の製品・サービスに対する興味や理解を深めてもらうことが重要です。
開催後の視聴データとアンケート結果は必ず分析して、KPIを再設するとともに誰に何を伝えるのかをもう一度振り返ってみましょう。
こうした改善を図りながら開催を繰り返すことで、参加者も主催者も納得のウェビナー開催が企画できるようになってくるはずです。

​​​​​​​